Musik- och kulturskolan Sandels (nedan kallat ‘musikinstitutet’) dataskyddsdeklaration

Register- och dataskyddsdeklaration enligt Lagen om personskydd (523/99) 10 § och 24 §, samt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Uppgjord den 15 maj 2018.

Senaste revision 24.05.2018.

1. Registeransvarig

Stiftelsen Helsingfors svenska musikinstitut sr
Topeliusgatan 2, 00260 Helsingfors

2. Ansvarsperson och kontaktperson för registerärenden

Ansvarsperson för registret:

Leif Nystén, rektor0

tfn 040 087 43 62

rektor@moks.fi

Kontaktperson för registret:

Kirsti Lagus, studiesekreterare

tfn 010 323 33 60

kansli@moks.fi

3. Registrets namn

Musikinstitutets person- och undervisningsregister över elever, deras vårdnadshavare och personal

4. Rättslig grund och registrets användningsändamål

Den rättsliga grunden avseende EU:s allmänna dataskyddsförordning för behandling av persondata är Lagen om grundläggande konstundervisning 21.8.1998/633.

Syftet med registret är att samla information som behövs för administrationen av undervisningsutbudet vid musikinstitutet. Registret upprätthålls inom elevhanteringstjänsten Eepos.

Elevhanteringstjänsten Eepos är ett system planerat för grundläggande konstundervisning. Informationen i systemet används för att upprätthålla elevkontakt, informationsspridning, fakturering och indrivning samt statistiska ändamål. Registret används för att hantera sådana nödvändiga personuppgifter som behövs för att organisera undervisningen och konsertverksamheten vid musikinstitutet. Det är möjligt att skapa statistik med hjälp av registret; emellertid är det omöjligt att känna igen enskilda individer ur statistiken. Eleverna och deras vårdnadshavare har rätt att kräva att deras uppgifter inte används för direktmarknadsföring, genom att meddela upprätthållaren av registret om detta.

Tillträde till Eepos -tjänsten har endast musikinstitutets administrativa personal och lärare. I registret lagras information som gäller elevernas undervisning, undervisningsarrangemang och inlärningsresultat.

Informationen används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Musikinstitutets administrativa personal behandlar informationen om elevernas studier. Personuppgifterna behandlas endast vid behov för att bibehålla registrets relevans.

Musikinstitutets lärare behandlar endast de elevers information som är relevant för respektive undervisningsuppgift. Inom ramen för Eepos har lärarna inte tillgång till elevernas eller deras vårdnadshavares exakta person- eller adressuppgifter.

5. Registrets datainnehåll

Uppgifter som lagras i registret är:

Grundinformationen om en elev:

  • elevens namn
  • elevens personnummer
  • elevens adress
  • elevens telefonnummer
  • elevens e-postadress
  • elevnummer

Uppgifter om nätförbindelsens IP-adress

Faktureringsuppgifter

Elevens studier och studiehistorik

Avlagda studier och erhållna betyg

Deltagande vid undervisningen (dagbok)

Elevens vårdnadshavares (föräldrars) namn

Elevens vårdnadshavares personnummer

Elevens vårdnadshavares kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, postadress)

Bakgrundsinformation för nationell statistikföring

Tillstånd för användning av bild- och audiovisuellt material

Lärares namn och kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, postadress)

Lärares undervisninguppgifter

Uppgifter om lektioner

Elevantal och statistiska uppgifter som direkt anknyter till undervisningsverksamheten

6. Regelrätta informationskällor

De uppgifter som lagras i registret erhålles av eleverna och deras vårdnadshavare bl.a. via www-blanketter i samband med anmälningsförfarandet, per e-post, per telefon, vid direktkontakt och övriga tillfällen där eleven eller dennes vårdnadshavare överlåter uppgifter.

7. Regelrätt överlämnande av information och överlämnande av information till länder utanför EU eller EES

Information om elever som deltar i musikinstitutets undervisning överlämnas regerätt inte till annan part. Information om undervisning och statistiska uppgifter överlåtes regelbundet till bl.a. kultur- och undervisningsministeriet för att kunna registrera uppgifterna. Statistik som skapats utgående från informationen, i vilken det är omöjligt att urskilja enskilda individer, kan överlämnas för olika statistiska ändamål. Ytterligare kan enskild information utlämnas till indrivningsbyråer för att driva in obetalda räkningar.

Annan information kan publiceras ifall det är överenskommet med eleven och dennes vårdnadshavare.

8. Lagringstid för personuppgifter

Musikinstitutet är skyldigt att spara elevregistrets studieuppgifter samt elevens och dennes vårdnadshavares personuppgifter bestående i registret. Gällande samtliga registrerade och fysiska dokument samt kopior tillämpas gällande arkiveringslagstiftning (Arkivlag 23.9.1994/831). Uppgifterna kan anonymiseras på den registrerades begäran. Lagringstiden möjliggör tillfälligt avbrott i studierna samt återupptagande av studierna utan att informationen om elevdatahistoriken försvinner. Lagringstiden gör det även möjligt att utfärda matrikelutdrag och studieintyg efter att studierna har avslutats.

9. Principerna för registerskyddet

Den registeransvarige svarar för att informationen som har sparats i registret skyddas. Tillgång till registret förutsätter ett personligt användarnamn och lösenord, som endast beviljas åt personal vid den registeransvariga, som i egenskap av uppgift och position har rätt att få tillgång till registret.

Vid hanteringen av registret följs noggrannhet och de uppgifter som behandlas med hjälp av informationsdatabaserna skyddas på vederbörligt sätt. Samtliga elevers, vårdnadshavares och lärares känsliga personuppgifter lagras genom starkt skydd i databaser och säkerhetskopior.

Tillgången till uppgifterna har begränsats genom att definiera användarrättigheterna för respektive användare. Med beaktande av sekretessförpliktelserna kan ur registret tas nödvändiga och krävda utskrifter, som innehåller vederbörandes namn och relevanta uppgifter med hänsyn till sakens natur. De uppgifter som fås ur registret uppbevaras noggrant och de som behandlar personuppgifterna har tystnadsplikt.

Då registeruppgifterna förvaras på internetservrar ombesörjs apparaturens fysiska och digitala dataskydd på tillbörligt sätt. Den registeransvarige ombesörjer att de lagrade uppgifterna samt servrarnas användarrättigheter och övriga kritiska uppgifter som gäller personuppgifternas säkerhet, behandlas konfidentiellt och enbart på försorg av sådana anställda till vars arbetsuppgifter de direkt hör. Även arbetsstationernas dataskydd ombesörjs på motsvarande sätt.

Tjänsteleverantören behandlar personuppgifter endast i sådan omfattning som krävs för tillhandahållandet av tjänsten. Den registeransvarige ser till att tjänsteleverantörerna ombesörjer en tillräckligt hög dataskyddsnivå för att trygga personuppgifternas sekretess.

10. Rätt till insyn

En person har enligt Personuppgiftslagen rätt att kontrollera de uppgifter om hen som bevaras i ett personregister och be registeransvarig att korrigera felaktiga uppgifter. Begäran om insyn skall sändas skriftligt till den registeransvarige som nämns i kapitel 2.

11. Rättelse av en uppgift

Den registeransvarige ska utan oskäliga dröjsmål på eget initiativ eller på begäran av person som ingår i registret rätta, ta bort eller komplettera personuppgifter som för ändamålet är felaktiga, överflödiga, bristfälliga eller föråldrade. (Lag om personskydd 29§).

Person som ingår i registret har rätt att motsätta sig användningen av uppgifterna som den registeransvarige riktar mot personuppgifterna såtillvida som de grundar sig på den registeransvariges berättigade intresse. Person som ingår i registret har rätt att förbjuda behandling och överlåtelse av hens personuppgifter, dock inte då det gäller undervisning, genom att skriftligen meddela den registeransvarige som nämns i kapitel 2.

Ifall personuppgifterna behandlas på basis av samtycke av person som ingår i registret, har personen rätt att återkalla sitt samtycke genom att skriftligen meddela den registeransvarige som nämns i kapitel 2.